Coaching w organizacji
Współczesna organizacja i jej otoczenie biznesowe jest niczym opisany w książce Spencera Johnsona „Kto zabrał mój ser?” labirynt. Labirynt to miejsce, w którym bohaterowie szukają tego czego pragną czyli tytułowego sera. Firma również jest przestrzenią, w której pracownicy chcą spełniać swoje pragnienia, mające postać celów zawodowych i osobistych. Serem dla nich może być realizacja ambitnych zadań, możliwość rozwoju czy awansu, poczucie wpływu lub podniesienie kwalifikacji zawodowych. Czasem tym serem jest znalezienie innowacyjnego na rynku rozwiązania lub strategii, która pomoże prześcignąć konkurencję. Umiejętność dotarcia do sera w labiryncie procedur, oporu ze strony pozostałych pracowników, ogromnej ilości napływających informacji i wciąż rosnących wymagań, podobnie jak w przypadku bohaterów książki, jest warunkiem przetrwania.
Cztery istoty opisane w książce –
myszy: Nos i Pędziwiatr, oraz mali ludzie: Zastałek i Bojek – personifikują
aspekty naszej osobowości, które drzemią w nas niezależnie od wieku, rasy,
płci. Również jako pracownicy niekiedy zachowujemy się jak Nos, który szybko
wyczuwa zmiany, albo jak Pędziwiatr, który działa bez zastanowienia, lub jak
Zastałek, który usiłuje ignorować zmiany, bo spodziewa się po nich wszystkiego
najgorszego, albo jak Bojek, który stara się przystosować do zmian, bo wierzy,
że prowadzą ku lepszemu.
Najważniejszym
zadaniem działów personalnych i menedżerów w organizacjach jest korzystanie z
takich narzędzi, które pozwolą jej pracownikom odkrywać najlepsze możliwe pomysły.
Firmy potrzebują metod, które ułatwią uwalnianie potencjału drzemiącego w
ludziach. Rozwiązaniem dla współczesnego biznesu może być coaching, który
polega właśnie na rozprawianiu się z ograniczającymi przekonaniami, które mogą
powodować lęk przed zmianą i ograniczać kreatywność, tak jak to zadziało się w
przypadku Zastałka, który nie chciał przyjąć do wiadomości, że „jeżeli się nie
zmieniasz, to giniesz”.
Formy coachingu w organizacji
Najbardziej
popularne w organizacjach modele zarządzania coachingiem to:
- Współpraca z coachami zewnętrznymi. Organizacja może zdecydować się na współpracę z coachami, którzy nie są w niej zatrudnieni. Najczęściej takim wsparciem objęte są kluczowe osoby w firmie, zazwyczaj najwyższa kadra zarządzająca. Jest to tzw. executive coaching prowadzony w celu polepszenia podejmowania decyzji strategicznych i rozwoju umiejętności przywódczych. Jest to proces rozwoju kompetencji menedżerskich, który rozszerza perspektywę dotyczącą sposobów zarządzania.
- Wykorzystywanie wewnętrznego potencjału organizacji w postaci zatrudnionych w firmie coachów. Są to zazwyczaj osoby związane z działami personalnymi. Coraz częściej rolę coachów wewnętrznych pełnią też przedstawiciele innych obszarów biznesowych. Jest to coaching w obszarze korporacji i biznesu związany z tematami dotyczącymi pracy, jej przebiegu, realizacji celów firmy. Odmianą tego typu coachingu może być również coaching sprzedażowy, kiedy coachem dla reprezentanta handlowego jest np. zatrudniony w organizacji trener sprzedaży.
- Korzystanie z potencjału menedżerów i rozwój ich kompetencji coachingowych. Model taki jest stosowany zwykle w ramach zespołu, którym zarządza dany menedżer. Coaching staje się stylem zarządzania wykorzystywanym przy stawianiu celów, rozliczaniu ich, motywowaniu, prowadzeniu rozmów rozwojowych czy przekazywaniu informacji zwrotnej.
WSPÓŁPRACA Z COACHEM ZEWNĘTRZNYM
Model
współpracy z coachami zewnętrznymi jest najczęściej wykorzystywany w przypadku
coachingu najwyższej kadry menedżerskiej. W Polsce wciąż jest to dość
ekskluzywna forma rozwoju. Wynika to chociażby z kosztów takiego procesu.
Na świecie
współpraca kadry zarządzającej z coachami zewnętrznymi jest już zjawiskiem dość
popularnym i co ważne coraz bardziej pożądanym. Menedżerowie odczuwają dużą
potrzebę współpracy z coachem i otrzymania od takiej osoby informacji zwrotnej.
Wedługbadania przeprowadzonego przez Center for Leadership Development and Researchat Stanford Graduate School of Business, Stanford University’s Rock Center forCorporate Governance i The Miles Group, zjawisko “samotności na szczycie” jest
większym problemem niż kiedykolwiek wcześniej. Może to wynikać też ze
wzrostu świadomości osób zarządzających wielkimi koncernami. Samotni
menedżerowie szukają wsparcia w procesie coachingowym.
Powód wyboru coacha zewnętrznego
Co przemawia za wyborem przez
menedżera coacha spoza organizacji? Wartością dodaną może być na pewno całkiem
inna perspektywa i świeże spojrzenie. Co prawda, coach nie jest doradcą, ale
informacja zwrotna dana przez osobę, która nie zna dobrze klienta i firmy, może
stanowić dla coachee całkiem nową jakość.
Na współpracę z osobą z zewnątrz
decydują się przede wszystkim top menedżerowie, reprezentanci zarządów i tzw.
wyższej kadry menedżerskiej. Jednym z powodów mogą być oczywiście koszty. Taka
inwestycja jest kierowana zazwyczaj do najbardziej kluczowych osób w firmie.
Istnieją jednak również inne przyczyny, dla których najważniejsze osoby w
firmie wybierają kogoś z zewnątrz do współpracy.
Po pierwsze, decydujący może tu
być fakt, że prezesi i top menedżerowie chcą pracować z osobami, które
stanowiłyby dla nich autorytet. Oczywiście coach nie musi być ekspertem w
dziedzinie, w której specjalizuje się klient. Natomiast w przypadku współpracy
z głowami zarządów, osobom o doświadczeniu mniejszym od klienta może być trudno
zbudować sobie autorytet, a przy tym zaufanie niezbędne do przeprowadzenia
efektywnego procesu. Z racji stanowiska, jakie zajmuje taka osoba w
organizacji, większość jej pracowników nie spełnia kryterium doświadczenia.
Menedżerowie często do takich procesów wybierają innych menedżerów z
wieloletnim doświadczeniem i osiągnięciami lub osoby, które stanowią dla nich
autorytet w jakiejś dziedzinie nie związanej z biznesem, ale wymagającej np.
zdolności przywódczych.
Powodem, dla którego przedstawiciele
zarządów i dyrektorzy wybierają chętniej coachów zewnętrznych może być również
strach przed oceną. Osobie odpowiedzialnej za strategię i główne decyzje firmy
łatwiej jest się otworzyć i mówić o swoich problemach oraz obszarach do rozwoju
przed kimś niezależnym. Z uwagi na te powody działy
personalne najczęściej rekomendują menedżerom coaching z osobą spoza
organizacji.
WSPÓŁPRACA Z COACHEM WEWNĘTRZNYM
Tak
jak jeszcze dekadę temu firmy zaczęły inwestować w trenerów wewnętrznych, tak
teraz coraz częściej spotykanym zjawiskiem w firmach są coachowie zatrudnieni
wewnątrz organizacji. Mogą to być osoby, które pełnią przede wszystkim taką
rolę np. jako wzmocnienie zespołu sprzedażowego. Często jednak są to jednostki,
które oprócz swoich codziennych obowiązków sprawują dodatkowo funkcję coacha
wewnętrznego w organizacji.
Blaski roli coacha wewnętrznego
Rozwiązanie
polegające na wykształceniu kadry coachów w organizacji jest na pewno dla firmy
efektywne kosztowo. Grupa coachów wewnętrznych jest w stanie efektywnie
obsłużyć złożone projekty rozwojowe jak np. Development Center, po którym
indywidualnego wsparcia może każdorazowo wymagać grupa kilkudziesięciu
menedżerów.
Wdrożenie
systemu zarządzania coachingiem wewnętrznym sprawia też, że jest to proces
ciągły coraz bardziej przenikający organizację. Wpływa to na wzrost świadomości
pracowników. Pozwala to na wdrożenie kultury
coachingowej w organizacji.
Wartością
dodaną jest na pewno to, że menedżerowie biorący udział w coachingu i
obserwujący swoich coachów, sposób prowadzenia przez nich rozmów i stosowane
techniki, zaczynają przenosić te praktyki na własną pracę z zespołem.
Dla
pracowników organizacji pełnienie dodatkowej roli coacha wewnętrznego jest bardzo
motywujące. Jest to doskonała metoda na rozwój własnych umiejętności menedżerskich.
Dla osób, które lubią kontakt z ludźmi może to być świetny motywator dodający
im skrzydeł.
Cienie roli coacha wewnętrznego
W
niektórych sytuacjach zbudowanie relacji opartej na zaufaniu może trwać nieco
dłużej niż, kiedy coach jest osobą z zewnątrz. Klient może mieć pewne negatywne
przekonania na temat celu coachingu i roli coacha.
Coach
wewnętrzny powinien też umieć podczas coachingu wyjść ze swojej codziennej roli
i podczas sesji stać się osobą zupełnie niezależną. Często funkcję coacha w
organizacji pełnią osoby z działów personalnych, które posiadają szeroką wiedzę
na temat pracowników, sytuacji w firmie i znają je z szerszej perspektywy. Może
zdarzyć się, że temat poruszany podczas coachingu jest coachowi znany z relacji
i opinii innych osób. Zagrożeniem jest wtedy tworzenie pewnych założeń przez
coacha lub chęć doradztwa i podpowiedzenia najlepszego rozwiązania. Coach musi
świadomie radzić sobie z tymi pokusami, mając na względzie przede wszystkim
dobro swojego klienta.
Bywa
też, że coachowie wewnętrzni są znani w organizacji jako eksperci w pewnej
dziedzinie. Klienci oczekują czasem od nich doradztwa i rozwiązania ich
problemu. Rolą coacha jest wtedy zadbanie o standardy procesu i o to, by
odpowiedzialność za realizację celu była po odpowiedniej stronie. Coach może
oczywiście podzielić się z taką osobą swoim doświadczeniem i informacją
zwrotną, lecz wskazane jest, by zrobił to po sesji.
Inną
trudnością dla coacha wewnętrznego może być konieczność rozdzielenia relacji
koleżeńskich od relacji klient-coach. Zdarza się, że osoby dedykowane do
coachingu wybierają sobie do współpracy coachów, których dobrze znają z
codziennej współpracy przy innych zadaniach. Dzieje się tak zwłaszcza, gdy mają
poczucie, że wskazane przez nich osoby są godne zaufania. Często wynika to też
z ich wcześniejszych pozytywnych doświadczeń we współpracy na innym polu. Rolą
coacha jest wtedy oddzielenie sytuacji coachingowej od innych spraw, które
łączą go służbowo z klientem.
Coach
wewnętrzny stoi też często przed problemem rozbieżności celów klienta z celami
organizacji. Chociaż ta trudność może pojawić się również w przypadku coacha
zewnętrznego. Osoba z zewnątrz również musi kierować się celami swojego
zleceniodawcy i płatnika czyli organizacji.
I
tutaj dochodzimy do pojęcia etyki coacha. Najlepszym rozwiązaniem jest, zarówno
w przypadku coachingu wewnętrznego jak i zewnętrznego, dokładne przedstawienie
zasad współpracy i kodeksu, jaki wyznaje coach, każdej z zainteresowanych
stron. Dobrą praktyką przyjętą w organizacjach jest przeprowadzenie tzw.
spotkania trójstronnego, w którym uczestniczy coach, klient i zleceniodawca,
najczęściej w postaci bezpośredniego przełożonego klienta. Na spotkaniu takim
klient określa swój cel, lecz jego przełożony również może przekazać swoją
opinię i wskazać obszary do rozwoju, na jakich mu szczególnie zależy. Jest to
także odpowiedni moment do ustalenia wspólnie tego, o czym coach może
powiedzieć przełożonemu, a o czym mówił nie będzie i jak będzie wyglądała
ewentualna forma raportowania i rozliczenia. Jest to też najbardziej odpowiedni moment na
zawarcie trójstronnego kontraktu, do którego coach będzie mógł się odwołać w
sytuacjach problematycznych.
MENEDŻER W ROLI COACHA
O tym, czym jest coaching menedżerski pisałam już w artykule
Menedżer w roli coacha.
A jakie kompetencje powinien ćwiczyć w sobie menedżer, który
chce być coachem dla swoich pracowników?
Nathaniel Branden w książce „6
filarów poczucia własnej wartości” wskazał cechy, jakie powinien umacniać w
sobie lider, który chce wydobyć z zespołu maksimum potencjału. Są to postawy i
zachowania, które pomagają również we wdrożeniu coachingowego stylu
zarządzania. Wśród nich wyróżnił m.in.[1]:
2. Obecność podczas rozmowy z pracownikami.
3. Empatię.
4. Wyrażanie szacunku, niezależnie od tego z kimś się rozmawia.
5. Umożliwianie ludziom brania na siebie odpowiedzialności.
6. Umiejętność przyznawania się do błędów i przepraszania.
7. Zachęcanie pracowników do przekazywania informacji zwrotnej na temat tego, jakim jest się szefem.
8. Dawanie pracownikom przestrzeni do popełnienia błędu i możliwości powiedzenia „nie wiem, ale się dowiem”.
9. Dawanie pracownikom poczucia bezpieczeństwa i przyzwolenia na nie zgadzanie się ze zdaniem szefa.
10. Opisywanie niepożądanych zachowań, bez oceniania.
11. Szczerość w wypowiedziach dotyczących swoich odczuć.
12. Szczegółowe i bieżące pochwały.
13. Jasne i niedwuznaczne określanie norm i oczekiwań.
14. W trudnych sytuacjach podkreślanie tego, że ważne jest nie szukanie winnych, a poszukiwanie rozwiązań.
15. Pamięć o tym, że wybitny menedżer, to nie ten, który sam znajduje znakomite rozwiązania.
16. Unikanie nadmiernego kierowania, obserwowania i oceniania.
17. Wyznaczanie zadań, które promują rozwój osobisty i zawodowy.
18. Uczenie pracowników traktowania problemów jako wyzwań i otwierających się możliwości.
19. Uczenie pracowników, że błędy i pomyłki to okazje do wyciągania nauki na przyszłość. Pytanie „Czego możesz nauczyć się z tego co się stało?”- to pytanie, które wspiera samoocenę, sprzyja niepowtarzaniu błędów w przyszłości, a czasami pomaga wygenerować rozwiązania.
Menedżer-coach
musi pamiętać, że jest odpowiedzialny za rozwój
swojego zespołu. Chcąc być rzetelnym i wiarygodnym w swej roli powinien
stale rozwijać swoje kompetencje. Niektóre firmy wspierają przełożonych
organizując np. szkolenia z umiejętności menedżerskich. Nawet jeśli kierownik
nie ma okazji skorzystania z takiej możliwości, jego obowiązkiem jest dbanie o
swój rozwój w podobny sposób, jak robią to zawodowi coachowie. Menedżer może wybrać
jeden z licznych na rynku kursów coachingu. Pomocna w rozwoju umiejętności na
pewno będzie też literatura. To, o co warto zadbać, to rozpoczęcie własnego
procesu coachingowego.
CO WYBRAĆ?
Która z form coachingu jest najbardziej efektywna? Każda może być bardzo skuteczna. To czy w relacji coachingowej
uda się zbudować zaufanie i w oparciu o nie określić ambitny cel, który
zrealizuje coachee, zależy w dużym stopniu od intuicji osób, które rekomendują
określoną formę współpracy. W oparciu o doświadczenie i wspomnianą intuicję
reprezentantów działów personalnych i samych menedżerów należy każdorazowo
dopasowywać coacha do określonego klienta i sytuacji.
Podobnie
jak w life-coachingu kryteriami wyboru coacha w organizacji powinny być: jego
doświadczenie, potwierdzone certyfikatami umiejętności, często również stawka
za sesję, ponieważ przedsiębiorstwa podobnie, jak osoby prywatne mają na
działania rozwojowe określone budżety. Kolejnym kryterium, które warto brać pod
uwagę przy decyzji o przydzieleniu pracownikowi coacha, jest miejsce tego
pracownika w strukturze organizacyjnej oraz obszar, w którym dana osoba
pracuje. Czym wyższe stanowisko w hierarchii, tym częściej firmy decydują się
na skorzystanie z usług coachów zewnętrznych. Dla osób znajdujących się na
najwyższych szczeblach w firmie, otwieranie się przed własnym pracownikiem,
bądź osobą będącą niżej w strukturze organizacyjnej, może być niekomfortowe,
oznacza np. szczere rozmowy o swoich słabościach. By zwiększyć efektywność
takiego procesu, rekomendowałabym w takich sytuacjach, szukanie kompetencji coachingowych
poza organizacją.
Niezwykle
istotnym kryterium wyboru coacha w przedsiębiorstwie jest również jego etyka.
Tematy coachingowe mogą wymagać szczególnej dyskrecji, gdyż pracownik firmy,
może dzielić się np. informacjami o planowanych zmianach, decyzjach, nowych
strategiach. Takie dane są danymi wrażliwymi, dlatego należy w tym przypadku
zwrócić szczególna uwagę na kwestię poufności.
Jeśli
zadba się o powyższe kwestie, to zarówno pracownik HR, przełożony jak i osoba
spoza organizacji może stać się dla pracownika kompanem w drodze do znalezienia
własnego, niepowtarzalnego sera.
Julitta Dębska
[1]
N. Branden, 6 filarów poczucia własnej
wartości, JK, Łódź 2014, str. 254-258.
Obrazy: Who moved my cheese?
0 komentarze